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【ビジネスで伝わる話し方】“論理が勝負”自信を持って話せるようになれる!

 2016/09/30 ビジネスマナー
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話し方に自信はありますか?

きっちりと話しているつもりなのに、上司に「もっとかいつまんで!」といわれた、部下に指示を出したらまったく違うものが上がってきてやり直し…となった経験はないでしょうか。

話し方にはコツがあり、それをおさえれば必ず上達します。

 

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不安と悩み…上司や部下との会話とプレゼン

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コミュニケーションがスムーズでない

会話がいつもスムーズで気まずい空気を体験したことがない、こんな方は少数派ではないでしょうか。
話すことのプロでも「絶対にこれでよい。」と自信が持てないのが話し方やコミュニケーションです。

コミュニケーションには正解がありません。
それが余計に難しさを増やす原因になっています。

 

プレゼンはいつも手ごたえなし

資料を作り、下準備もしたはずなのにプレゼンの聴衆は怪訝顔、当然自分でも「まただめだった…。」
興味をあまり持ってもらえず手ごたえがない、プレゼン時にこれを繰り返していませんか。

社外だけでなく、社内での資料説明などでも「分かってもらえた!」と実感できないことが多いのではないでしょうか。
いつまでも自信の持てないままプレゼンを続けているのは、ビジネスマンとしての自信も持てない状態につながります

 

「会話力」は何で判断される?

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絶対にある「上手な話し方」

会話している時に楽しさや興味深さが持続して、「もっとこの人と話していたい!」と思ったことはないでしょうか。
会話が終わった後に、相手の言葉がきっちり自分に残っている経験もしたことがあるはずです。

そう、絶対に上手な話し方というのはあるはずです。
自分の考えをその通りに相手に伝えられる、それには「話す力」が必要です。

 

話す力のチェックポイント

話す力をいくつかのチェックポイントで確認してみましょう。

■初対面でも臆さずに話を自分から切り出せる。
■あまり会話が弾まないタイプの話し相手でも、話題を振って話せる。
■相手のことを聞いている時間もきちんととっている。
■誰かを下げる発言や、悪いことは言わない。
■どんな話題でもある程度対応できる。
■相手の特徴や関心事をすばやくつかめる。
■話の内容を聞き返されることがあまりない。

ただ自分のことをひたすら話せばよいのではなく、自分の気持ちを伝え、相手の意見も聞くのがコミュニケーションといえます。

全部にイエスとはいえなくても、一つか二つ自信を持てるようになりましょう。
さらに少しずつでもよいので、できるポイントを加えていくと話し方が変化していくはずです。

 

思わず惹きつけられる!上手な話し方

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どうしてあの人の話は分かりやすい?

話をしていたら思わず耳を傾けてしまう相手はいませんか。
誰もがぐんぐん惹きつけられて、いつのまにか会話の中心になっている人に出会ったことはないでしょうか。

魅力のある話し方ができる人物は、みんなが「もっと聞きたい!この人と話したい!」と感じるものです。
そして必ず話の内容を自分でもしっかりと把握していることが多いはずです。

 

伝わる話し方をしよう

あまり意識せずに会話のキーポイントや主旨を相手にズバッと伝えるのは、誰でもできることではありません。
皆自分の伝え方を意識し、どうすれば伝わるのかを考えて話しているのです。

伝えたいことがあり、伝えようという気持ちをどのように表現するのか、これには話し方のテクニックを最初は駆使するほうがよいでしょう。
たくさん話さないと、上達はありません。

苦手意識が強くあると、ますます尻込みして話す機会を失ってしまいます。

 

分かりやすく筋が通っているかが重要

話し方に求められるのは筋が通っているかどうかです。
筋が通っている話は、論理的な話し方ができるかにかかっています。

何がいいたいのか、これが最後までクリアなままで、相手に伝えられると論理的な話し方ということになります。
分かりやすいと誰もが思える話し方をマスターする必要があるのです。

 

今日からできる!PREP法で伝えてみよう

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PREP法とは?

話し方のテクニックとしてまず取り入れやすいのは、PREP(プレップ)法です。PREPとは、

P(Point)結論
R(Reason)理由
E(Example)根拠となる具体例・事例
P(Point)まとめ(結論の繰り返し)

の順で話す方法です。

最初にズバリ結論を持ってくることで、相手に言いたいことをまず伝えられるというメリットがあります。
話をじっくり述べられ、ストーリーを意識した展開にできます

説得力を持たせられるため、相手がなるほど!と腑に落ちる話し方が可能です。

 

会話パターンでさらにつかむPREP法

それでは具体的にPREP法の会話パターンを見てみましょう。

「○○さん、クオリティの高い営業をしたいと思っているのですが、アドバイスをいただけるでしょうか?」

「(結論)営業はまず質よりも量を重視していったほうがよいと思うよ。

(理由)なぜなら量を多くすると、経験値が自然と蓄積されることになるから。

(具体例)例えばだけど、質を先に追求しようとすると、それはそれで商談トークや会話力などは上がるものかもしれない。
しかしどのお客様も同じニーズでいるとは限らない。

営業をかけるときの話の内容や接し方は臨機応変さが大切だから、量によって経験していくのがベストだと思う。
数をこなすことで短時間にお客様の求めることが把握できるようになるよ。

(結論)まずは量を重視して営業をしていこう。そこからクオリティは追求できる。」

 

PREP法の注意点

PREP法が身につけば、どんな会話でもズバリ結論から展開できるようになります。
ただ、いきなりそこまでできないこともあるでしょう。

そんな場合は、枕詞のように結論を言う際には「結論から申しますと」、理由では「なぜなら」、事例では「たとえば」、まとめでは「ですから」などを入れます。

ここで自分もPREP法での会話を意識できますし、相手も自然と会話の流れを把握することができるからです。

ただし、いついかなる時でも絶対にPREPでOKというわけではありません
結論をズバリ言うことで、相手が不快さや動揺を感じることもあります。

伝えにくい内容は事実(E)→理由(R)→結論(P)としたほうが良いケースもあるのです。
伝えやすくすることが目的ですから、頑なにPREP法にこだわらないほうが良い時もあります。

ただどの話し方が適切かを見極められるようになるには練習も必要です。
まずはPREP法に慣れていくことを意識しましょう。

 

プレゼンにもおすすめ!コンパクトに伝えられるSDS法

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結論を早く伝えられるSDS法

会話でもプレゼンでも、伝わりやすさは構成と組み立てによって左右されます。
会話やプレゼンの「センスをよくしたい!」と望む方はたくさんいますが、実はどちらもセンスを追求しないほうがよいのです。

最初は型を覚えその通りに話すほうが、確実に相手に伝わるからです。
プレゼンでも普段の会話でも、コンパクトに結論を伝えたい時にはSDS法があります。

この方法は

S(Summary)要約
D(Details)詳細
S(Summary)まとめ

として構成します。

要約で興味を引き、詳細でさらに相手の関心を高めましょう。
最後にまとめを述べます。

 

PREP法とどちらを選ぶ?

SDS法もPREP法も結論ありきの話し方ですが、短い時間しか与えられていないプレゼンなどにSDS法は向いています
商品のスペックと利点をズバリ言いたい時には最適でしょう。

会合やパーティーの場など、短時間でたくさんの相手と会話をしないといけない場合も、SDS法のほうがよいこともあります。
PREP法はストーリーを展開して説得力を高めたい時に向いています。

会話やプレゼンでの目的や、時間などから使い分けるのが理想です。

 

まとめ

上司へのホウレンソウ、部下への指示・叱り方・褒め方、社内会議、社外プレゼンなど、とにかく話すシーンは無限です。
ここに不安がある限り、ビジネスマンとしての伸びはないといってもよいかもしれません。

適切な話し方が時代によって徐々に変化していることも、悩みや難しさを増やしている原因かもしれません。
ただ慣れは必要ですが、絶対にわかりやすく、伝えられる方法はあります。

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ライター紹介 ライター一覧

コルコル

コルコル

WEBライター歴4年。
関西のファッションデザイン学校を卒業後、同校の教員を数年勤める。
後に、有名画廊へと勤務。

チュニジア在住(パートナーがチュニジア人)。
3人の子供と家族を支える「働くお母さん」。

愛読書は『ガラスの仮面』と『エースをねらえ!』。
昭和の語り部でありながら、現代の事情にも詳しくなろうと日々奮闘している。

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