1. TOP
  2. 【メールで送る方法も!】履歴書の封筒の書き方と渡し方のマナー

【メールで送る方法も!】履歴書の封筒の書き方と渡し方のマナー

転職
  51 Views

履歴書や職務経歴書を郵送する時に、それらを応募先に送るための封筒の書き方に悩んだことはありませんか?封筒の書き方を間違えれば、ビジネスマナーがないと見なされ、封筒を開けて履歴書や職務経歴書を採用担当者が見る前に印象が悪くなってしまいます。そこで、履歴書や職務経歴書を送るための封筒の書き方を紹介します。

最近はメールで履歴書や職務経歴書を送るように求めている企業もあります。その際の注意点も紹介します。

転職時に手渡しで退職願・退職届を提出する時にもビジネスマナーがあります。辞めるのだから渡し方なんてどうでも良いと思わず円満退社のためにこちらも併せて知っておきましょう。

Sponsored Link

履歴書や職務経歴書の郵送方法

©ぴた

封筒の表側に記入する時の5つのポイント

履歴書や職務経歴書を応募先に送る時と普通の手紙を送る方法は同じではありません。履歴書や職務経歴書はビジネス文書ですので、きちんとビジネスマナーを押さえた方法で記入し、送らなければなりません。

封筒は角型2号というサイズになり、定形外郵便という扱いになります。封筒に書く時のチェックポイントは、表側は「応募先の住所」「郵便番号」「宛先」「注意書き」「切手」の5つです。

住所は略さずに都道府県から始めましょう。郵便番号は正確なものを記入します。分からなければ、日本郵便の公式WEBサイトで検索できます。

宛先は以下のようになります。

  • 役職あり個人名なら「株式会社○○ 人事部採用担当○○様」
  • 役職なしで記入するなら「株式会社○○ ○○様」
  • 会社名・部署名なら「株式会社○○ 人事部採用グループ御中」
  • 部署が分からないときには「株式会社○○ 採用ご担当者様」

会社名を間違えることはないでしょうが、個人名を書くときには細かい漢字の表記にまで気を配り一字一字ていねいに記入しましょう。

注意書きですが、履歴書や職務経歴書が入っているとわかるように、表側の左下に「応募書類在中」と赤いボールペンで記します。

切手の値段も普通の手紙を送る時の定形郵便の値段とは違うので注意が必要です。定形外郵便の値段は50g以下が120円、100g以下が140円となっています。履歴書のみであれば、50g以下で120円ですが、職務経歴書が加わると、50~70gになって、140円になります。正確な値段を量ってもらえるため、郵便局の窓口から出すと良いでしょう。

封筒の裏側に記入する時の5つのポイント

裏側には「〆印」「日付」「郵便番号」「自宅の住所」「署名」の5つを記入します。

封をする時には糊を使います。セロハンテープやホチキスでは封をしないでください。そして〆印をするのがビジネスマナーです。

投函する日付を書きましょう。添え状や履歴書、職務経歴書の記入日と同じ日付にします。自分の郵便番号も忘れずに書きましょう。こうしたものもビジネスマナーですので、抜かりなく行ないたいです。自分の住所も略さずに都道府県から書きましょう。最後に署名を入れて出来上がりです。

パソコンで封筒の記入も行なう方がいますが、その場合でも署名は手書きしましょう。

履歴書や職務経歴書を郵送する時の他の注意点

履歴書や職務経歴書を郵送する時には添え状を同封しましょう。添え状の作成はそんなに難しくありません。

同封する履歴書や職務経歴書のサイズと同じサイズの用紙を使います。左上に「宛名」、右上に「日付」、その下に「自分の署名」を入れます。文面は「拝啓」や「謹啓」の頭語で始まり、時候の挨拶を入れます。「この度は面接の機会を与えていただきありがとうございます。応募書類を下記の通り提出いたします。」といった内容を記し、結びの挨拶を入れて「敬具」や「敬白」の結語で終えます。

文面の下には「記」と1文字中央に配置します。「添付書類 履歴書1枚 職務経歴書1枚」と書き、右下に「以上」と書いて終わりです。

書類は折らずに封筒に入れてください。書類が折れたり、写真が剥がれたりするのを防ぐためにクリアファイルに入れてから封筒に入れても良いです

在職中や以前の会社の封筒は絶対に使用しないでください。それだけで非常識だと思われます。封筒は「無地」で「白色」のものを用意してください。「茶色」の封筒は社内文書のために作られているもので、正式なビジネス文書の履歴書や職務経歴書は白い封筒に入れるのが正解です。

履歴書や職務経歴書をメールで送る方法

©polkadot

自分でワードやエクセルを使って文書を作成する場合

履歴書や職務経歴書といった転職の応募に必要な書類をメールで提出するように求めている企業も増えてきています。その場合はパソコンで履歴書や職務経歴書を作成します。

現在インターネット上には簡単に記入して作成できる無料の履歴書や職務経歴書のフォーマットがあります。それらを利用しても良いでしょう。

ワードやエクセルのまま送ることもできますが「改変されてしまったら嫌だ」という方もいるでしょう。その場合はワードやエクセルをPDFに変換して送りましょう。データ量は大きくなりますが、インターネットを使って履歴書や職務経歴書の提出を求めてくる企業なら、問題なく受け取れるでしょう。

手書きの文書をスキャンしてデータにして送る方法

手書きで履歴書や職務経歴書を書いて、それをスキャナーで取り込んでPDF形式かJPEG式のデータにして送る方法もあります。手書きの履歴書や職務経歴書をメールで送ってほしいと応募先に言われた時にこの方法を使いましょう。

ただ、手書きの履歴書や職務経歴書をスキャナーに取り込む時に、解析度によっては見にくくなってしまうことがあります。見にくくなってしまっては、内容を見てもらう前に印象が悪くなってしまいます。 企業から手書きの指定が無ければ、パソコンで履歴書や職務経歴書を作成するほうが無難です。

履歴書や職務経歴書をメールで送るときの注意点

履歴書のフォーマットには写真を貼り付けられるものもあります。別ファイルで送るのではなく、できるなら履歴書の中に貼り付けて送るのが一般的です。それができない環境にある方もいるかもしれません。前もって別ファイルで送ることが可能か応募先に尋ねてみると良いでしょう。

履歴書や職務経歴書といった個人情報にはパスワードを設定することがビジネスマナーになってきています。パスワードは簡単に設定できますので、設定して送りましょう。パスワードは必ず別メールで送るようにします

メールを送る時には、適切な件名を入れましょう。履歴書や職務経歴書を送る時は「中途採用応募の件(氏名)」「履歴書等送付の件(氏名)」と書きます。パスワードのメールは「パスワードの件(氏名)」「履歴書ファイルのパスワード(氏名)」と記入します。

メールの構成はシンプルにします。「宛先」「自己紹介」「要件」「締め」「署名」という構成です。署名は名前の他に「住所」「電話番号」「メールアドレス」を入れます。 Yahoo!メールやGmailなどのフリーメールは、迷惑メールに振り分けられてしまうことがあります。可能なら固定アドレスから送ると良いでしょう。

応募先から返信があった場合には、メールは24時間以内には返すのがビジネスマナーとなっています。送信時間は特に気をつける必要はありません。

退職願・退職届の封筒の書き方

©sharaku1216

退職願・退職届の封筒は白色無地のものを

退職願・退職届を入れる封筒は手渡しであれば、完全に無地で、色は白色が良いです。郵便番号枠のないものを購入しましょう。封筒の中には紙の素材が薄く透けてしまうものもあります。そうしたものは中身が透けてしまいますので、中身の透けないものを選びましょう。

封筒のサイズですが、A4サイズ退職願・退職届を作成する方は「長形3号」、B5サイズで作成する場合は「長形4号」を使用します。これから作成するのであれば、B5サイズで退職願・退職届を作成し、長形4号の封筒を購入しましょう。退職願・退職届といったネガティブな印象もあるものは胸ポケットに入れて持ち運ぶことも多いので、小さいほうが良いです。

退職願・退職届の封筒の書き方とマナー

退職願・退職届を入れる封筒は、黒のボールペンか万年筆で書きましょう。ボールペンは「油性」「水性」「ゲルインク」とあります。ゲルインクのボールペンはにじみが少なく書き心地も良いのでおすすめです。

封筒の表面には中央に大きく「退職願」あるいは「退職届」と書きます。裏面の左下に部署名と氏名を記入するのみです。住所などは記す必要はありません。 退職願・退職届を封筒に入れる時には、3つ折にするのがビジネスマナーになっています。

手渡しで退職願・退職届を渡す時には封筒に糊で封をする必要はありません。しかし「〆印」はする必要があります。辞めるとはいえ、お世話になった会社ですので誠意を持った渡し方を心掛けましょう。

退職願・退職届を封筒で送る場合

病気療養をしているなど郵便で退職願・退職届を勤務先の会社に送らなければならない方もいるでしょう。郵便で送る方は、手渡しする時よりもやや大きいサイズ封筒を使います。具体的には、A4サイズの場合は「角型5号」、B5サイズの場合は「長形3号」です。

封筒は無地のものですが、郵送で送るので郵便番号枠はあるものを購入します。手渡しの時と同じ白色のものを選びます。

郵送で送る時は表側には「会社の郵便番号」「住所」「宛先」の他に「親展」という文字を記入します。親展は宛名以外の方は開封しないようにという意味で、重要な書類であることを表します。

裏面は「自宅の郵便番号」「自宅の住所」「氏名」を書きます。しっかりと糊付けして「〆印」も書きましょう。

まとめ

履歴書や職務経歴書、退職願・退職届の封筒の書き方と送る方法を紹介しました。履歴書や職務経歴書の封筒、退職願・退職届の封筒それぞれに書く時のポイントは少しずつ違いますのでしっかりチェックしましょう。

細かいことかもしれませんが、こういった点まで気を配ることで自分に社会人としての常識があることを示すことができます。

自分のやり方にまだ不安を感じる場合は、転職エージェントの利用をおすすめします。転職エージェントは履歴書や職務経歴書の作成、退職願・退職届の渡し方に関しても教えてくれます。不安なく転職したいなら転職エージェントを利用しましょう。以下のページには厳選した優良の転職エージェントの情報がありますので、そちらも見てみてください。

転職サイト徹底比較!転職サイトおすすめランキング

Sponsored Link

ライター紹介 ライター一覧

出井章浩

出井章浩

40代男性です。様々な仕事を経験したことを生かしてライター活動を行なっています。お金には苦労してきましたので、みなさんに役立つクレジットカードなどの仕組みや節約術なども詳しく紹介していきます。よろしくお願いいたします。

関連記事

  • 【転職時は新卒と目的が違う】企業が重視する適性検査への対策

  • 【転職時の自己PR】履歴書と職務経歴書への志望動機の書き方

  • 【平均や相場は?時期はいつ?】転職に役立つボーナス情報2017

  • 【スケジュールを立てて始動!】転職活動にかかる期間とやること

  • 【理由に本音は禁物!】転職時の退職願の書き方と必要な手続き

  • 【給料は上がらないしボーナスなし】辛い生活を変える転職への道