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【交通費で損しない!】Suicaの履歴をチェックして正確に精算!

 2017/05/26 節約術
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移動の多いビジネスマンにとって、交通費の精算はできれば簡単に済ませておきたい申請の1つです。今までにあまりの多忙さに申請期間が過ぎてしまった。領収書がなくて申請の額がわからなくなってしまった。ということがあったかもしれません。しかしSuicaの履歴を正確に追えれば、経費精算が簡単になり自腹を切ることがなくせそうです。今回は交通費精算を簡単に済ませるコツをご紹介します。

Suicaは忙しいときや荷物が多いときの味方

©moonrise

Suicaは忙しいときや荷物が多いときの味方

よく電車に乗る方は、切符ではなく定期券やICカードで支払うことがほとんどでしょう。交通系ICカードの代表格Suicaをお得に使って、経費精算を便利にしてみませんか?

仕事で移動する際に、運賃は少し高くなるけれど乗換の少ない経路で申請したら認められなかった。移動した途中が通勤定期の区間と重複していたため、経費精算のためだけにネットで運賃を再計算するはめに…。営業や出張で電車を使う場合、交通費精算に悩むビジネスマンも多いことでしょう。精算はためずにすぐやろう。と思っていても、つい後回しになってしまい、経路や金額を思い出すのに苦労したことが一度はあるかもしれませんね。

運賃を調べるのは意外に手間がかかります。中には少額の交通費であれば精算を諦めて自腹で対応してしまう人もいるようです。しかし、誰でも1枚はSuicaなどの交通系ICカードを持っている時代です。Suicaは現金を出さずにパッと改札を通過できる利便性だけでなく、経費精算にもうまく活用できる便利な道具なのですよ。ポイントを押さえてもれなくしっかりと経費精算をしていきましょう。

ポイントざくざく!Suicaはこんな場所でも利用できる

Suicaが使える場所と言えば、駅や駅構内の店舗、コインロッカーなどが浮かびます。しかし良く知られた通り、Suicaは駅以外にもコンビニエンスストアやショッピングセンター、飲食店、家電量販店などで利用できます。例えば

  • 仕事で使う道具の買い物
  • 自己啓発の書籍
  • 出張時の食事
  • タクシー移動

このように出張や外出でお金を使うシーン全てがSuica1枚で支払えます。たくさんチャージしておいて便利に活用したいですね。

なお、SuicaにはSuicaポイントクラブというサービスがあります。サイトにSuicaの番号を登録しておくとポイントが貯まっていきます。還元率は施設により1%~2%ですが、登録しておけば取りこぼしなくポイントをしっかり貯めることができますよ。ビューカードからチャージをするとポイントの付与率も高く、手堅くポイントを貯めることができますね。 

便利なSuicaだからこそチャージ残高や電池残量に注意

駅の移動をスムーズにする便利なSuicaですが、カードタイプのSuicaは表面に残高の表示がありません。そのため忙しく移動を繰り返していると、うっかり残高が少なくなってしまっていることがあります。Suicaは駅の端末以外にコンビニなどでもチャージができるので、残高には注意しましょう。ビューカードと組み合わせてオートチャージ機能を使うと残高切れを防ぐことができます。

一方、モバイルSuicaの場合はアプリから簡単に残高確認ができますが、端末そのものの電源が切れてしまうとモバイルSuicaは使用できません。スマートフォンなどに搭載されているICチップはスマートフォンよりも少ない電池で動くため、スマートフォンが起動できなくても少しの間なら使用できることがあります。しかしそれも僅かな差のこと。いざ改札が出られなくなると出口で現金精算が必要となるので、気をつけましょう。

領収書なしの交通費を上手に経費精算するコツ

©NOBU

経費精算には証明書が必要

会社の経費精算では取引の証明をしっかり残すことが重要です。そのため、交通費を精算する際は、お金を支払った日や金額、支払った相手と内容が分かればレシートでも自筆でも構わないとされることが多いです。とはいえ電車に乗り、Suicaで精算した場合はレシートが発行されないことから証明を出すのが少し難しいです。特に切符とICカードの利用では支払う額が異なるため、経費精算は少し煩雑になっています。

例えばSuicaへチャージする際は領収書を受け取ることができます。自分は余分なことには使わないから大丈夫。とチャージ金額を提出したとしても、経理では本当にチャージの全額が交通費として使用されたのか確認する方法がありません。ビジネスマナーとして、経費精算の書類を受け取った相手を不安にさせないようする気配りは欠かせません。そこで経費精算においても履歴をできるだけ正しく照会して正確な精算を行うように心がけましょう。

券売機からの利用履歴では経費精算に時間がかかる

Suicaの利用履歴は駅の券売機で発行できます。モバイルSuicaの場合は利用履歴を印刷することもできますね。とはいえ、駅の券売機から履歴を取り出すのは意外に大変なものです。Suicaの場合、過去の履歴は50件までと決まっているため、あまりため込んでしまうと履歴が失われてしまう可能性があります。私物の購入や私用、オートチャージの履歴も利用履歴に含まれるため、思いのほか使用件数が多くなっていることもあります。

さらに券売機からの利用履歴では、精算に必要な項目を1つずつ見つけ出して清算書に入力していかなければなりません。改札を通った駅と出た駅はわかるものの、路線情報はっきりわかりません。さらに移動した駅の間に定期区間が含まれてくると難しくなります。いずれの場合も精算が必要な区間を調べ直して精算する必要があります。

突然の寄り道もOK!便利なアプリを活用しよう

忙しいビジネスマンだからこそ、交通費などの経費精算は簡単に行いたいですね。普段Suicaを使い慣れている人の場合、利用履歴を発行するために券売機で立ち止まるのは少し面倒に感じます。さらに一定期間を過ぎるとSuicaの履歴自体が取得できなくなることから考えても、経費精算に必要な情報はこまめに整理しなければなりません。

そんな際に便利なのはNFC対応端末で用いることができるアプリ「Suica Reader」です。これはカード式のSuicaのチャージ残高や乗降履歴を簡単に表示できるシンプルなアプリです。仕事で外出している際に、予定外の場所へ行かなければならなくなった、など突然経路の変更があっても大丈夫。自分でどこの駅を通過したのかうろ覚えでも、Suicaの履歴からたどれるので経費精算できる部分を簡単に確かめることができるのです。

交通費の経費精算をもっと便利にするアイディア3選!

©sunabesyou

 

いつでもSuicaの履歴が見られる「Suica Reader」を活用しよう

Suicaを交通費の精算にうまく使うには、履歴を照会できるアプリがあると便利です。Suicaと一緒に組み合わせて使いたい便利な機能についてご紹介します。

「Suica Reader」はNFC対応でAndroid2.3.3以上のスマートフォンで利用できるシンプルなアプリです。Suicaのチャージ残高だけでなく過去20件の利用履歴の確認と、アプリ内への履歴保存が可能です。何時にいくら使ったかが全て正確に保存できるのがこのアプリの利便性の高いところ。また、アプリ内で課金すると、csv形式で出力もできます。

Suicaであれば通常のカードタイプ以外にもモバイルSuica、クレジットカード一体型Suicaにも対応しています。複数のカードを使い分けている場合にも活躍しそうですね。

Suicaは今や改札機の入出場だけであれば新潟のりゅーとエリア、仙台のodecaエリアを除き全国で利用できるようになりました。「Suica Reader」はJR東日本以外の路線の駅名表示にも対応するため、長距離の移動でも安心です。出張の多い方の経費精算には便利なアプリですね。

nanacoやEdyも「Suica Reader」で読み取り可能

電子マネー残高照会だけに対応しているアプリはいくつかありますが、ビジネスマンからすると過去の履歴まで保持できるところが「Suica Reader」の魅力です。大人の男性が使っても違和感のないシンプルなGUIは、経費精算のために社内で起動していても違和感がありません。

ところで「Suica Reader」はSuica以外にもPASMO、Edy、nanacoの読み取りにも対応しています。nanacoやEdyの残高確認は、各々の専用アプリを起動したり電子マネーが利用できる店舗まで行くなど少し不便があります。

しかし賢いお金の使い方として、用途やポイント付与率などによって複数のICカードを使い分けるのは基本です。そこで、複数の残高確認が簡潔に済ませられる「Suica Reader」を便利に使いこなしましょう。

経理担当者と一緒に精算を効率化!

ここまでは個人で経費精算をする場合の方法として「Suica Reader」を中心にご紹介してきました。もしフレキシブルにシステムを追加導入できるなら、自分だけでなく経理担当者にも楽になる仕組みが導入できると都合が良いですね。

そこで便利なサービスは「transit manager」です。これは、1アカウントにつき3枚の交通系ICカードが登録でき、それぞれの履歴状況の確認ができます。

使い方はNFC搭載のスマートフォンを使い、カードリーダー機能で乗車券を読み取るだけです。履歴状況は帰社後などの落ち着いたときにパソコンで確認ができます。「transit manager」はJR東日本がサービスを提供していることもあり、正確な駅名が取得でき、乗車履歴を未申請、申請済、差戻し、業務外と分けて管理することができるのです。経理担当者からしても、精算が終わっているのかどうかの状況が分かりやすく便利ですね。

まとめ

ビジネスマンにとって欠かせないSuicaの履歴を便利に確認する方法をご紹介しました。交通費の精算はかなり手間がかかるものです。申請漏れを減らすために、NFC対応のスマートフォンやタブレットに「Suica Reader」をインストールしてみるのはいかがでしょうか?

Suicaの履歴を確実に確認できるようになれば、通過経路があやふやだったり、定期区間を含む交通費精算が今までよりもずっと簡単に進められます。経費精算に便利なアプリは数多く開発されています。提出期限を過ぎて交通費が精算できなかった。といった悩みから解放されるように、自分に合ったアプリをうまく活用していきたいですね。

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そると3588

そると3588

ご覧いただきありがとうございます。
10年ほどの会社員勤めを経て、現在は3児の育児に奮闘中のママライターです。最近は子どもの自転車乗りの特訓に励んでいます。
子育て中のパパに寄り添えるような役立つ内容をたくさんご紹介していきたいです。
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