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【事務職に転職したい】業種別で違う仕事内容と有利な資格と適性

 2017/07/28 転職
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転職者で圧倒的に多いのが「事務職希望」です。しかし、ひと口に事務といってもその仕事内容は多岐にわたります。何となく楽そうだから事務を希望しているようでは、ライバルが多い中、採用されるのは難しいでしょう。どんな会社でも事務作業はありますが、転職を成功させるためにはその企業を選ぶ理由が、はっきりしていなければなりません。

人気の職種だけに激戦が予測される、事務職の就職。事務職で採用されるために、知っておきたいポイントについてチェックしていきましょう。

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業種によって違う事務職の種類と内容

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あらゆる業界に存在する事務職の種類

事務作業は、あらゆる業界で発生します。一般的な会社であれば伝票ひとつ書くのも、電話応対もすべて事務に分類されるでしょう。スクールでも、製造業でも、土木関係でも事務の仕事はあります。

「事務」に分類される主な仕事には、次のようなものが挙げられます。

  • 一般事務
  • 営業事務
  • 経理事務
  • 人事事務
  • 総務事務
  • 貿易事務
  • 医療事務
  • 介護事務
  • 学校事務

この他、弁護士のサポートを行うパラリーガルや経営者・役員付きの秘書なども、専門的な事務職といえます。

特殊な業界で働く事務職の中には、最初から資格が必要となる仕事もあります。一方で仕事をしながら作業を覚え、こなせるOJT(実務を通して学ぶ従業員の職業教育)的な事務職も多くあります。

簡単そうだから事務仕事をしたいという気持ちで探すと実際のイメージと違うケースもよくある話ですので、転職で事務の仕事を希望する場合には、どんな業界でどのタイプの事務職となるのか、方向性を決めておかなければなりません。イメージ先行で「事務がしたい」といっても、企業によってまったく仕事内容が異なることを理解しておきましょう。

一般事務は柔軟な対応能力が求められる

求人票でもっとも多く見かける一般事務の仕事は、その名のとおり特殊な資格を必要とせず、世間でイメージされるデスクワークの総称のような位置づけです。しかしその仕事内容は幅広い分野にわたり、高度な専門性こそ必要とされませんが、柔軟な対応能力が求められます。

どちらかというと、補助的な要素が強い職業のため、昔から女性が役割を担ってきました。現代では一般事務的な範囲の仕事について、外注したり派遣社員を利用したりする企業も多く見られます

具体的な一般事務の仕事としては、次のようなものがあります。

  • 書類管理・作成
  • 受付・電話応対
  • 郵便物・FAXの管理・発送
  • 消耗品・備品管理
  • 会議資料作成
  • 会議運営補助
  • 各種書類コピー
  • 来客の応対
  • 掲示物の管理

会社の規模によっては、整理整頓、掃除なども一般事務員の役割となっているところも多いようです。一般事務の仕事は細々とした「誰かがやらなければならない」作業を、一手に引き受けます。華やかさはありませんが、職場になくてはならない重要な役割です。

営業事務は営業担当のアシスタント的要素が強い

求人情報で、一般事務に次いで多く見かけるのが営業事務です。一般事務との違いは、アシスタント的要素がさらに強く、商品・サービスの売り上げに大きく貢献します。営業事務員は営業部門に配属され、営業担当者のバックアップを行います。

営業マンが商品やサービスの売込みを行う会社では、営業事務の仕事が欠かせません。収益を上げていくためには、営業事務をスムーズにこなす人材が必要不可欠です。

営業事務では一般事務と同様の役割に加え、やや業界に特化した業務が多くなります。

業界全体の動きや市場調査といったマーケティング情報の収取管理、分析も営業事務が担当します。また、自社の受発注状況や売上、在庫管理、新規顧客の開拓状況など、企業活動の根幹に関わるデータの作成や管理を行います。

さらに顧客データ管理や、セールス資料・見積書・請求書・契約書の作成管理なども営業事務の重要な仕事です。

経理事務はお金の動きを責任を持って管理する

経理事務を募集している企業も、比較的多く見られます。経理事務担当者は、会社のお金周りを管理する、中核ともいえる場所に位置します。

多くの会社には経理部門が置かれており、経理・会計・財務を担当しています。経理事務の仕事は企業活動で日常的に発生する、出入金の管理、伝票の処理がメインとなります。

小口精算、預金管理、売上・入金確認、経費精算など、会社のお金に関するあらゆる情報に精通し、例え1円に至るまで正確に処理しなければなりません。ときには収支バランスの管理分析も、経理事務の業務の範囲です。

会社の規模にもよりますが、小さなお金から大きなお金までの動きを、責任を持って管理します。日単位、週単位、月単位で把握できるようにデータ化し、経営陣が常に確認できるよう努めます。

企業経営に関わる非常に厳しさのある仕事ですが、それだけやりがいもあります。一般事務以上にミスが許されないため、適性や資質が重要視されます。

事務職への転職に有利な資格と必要スキル

©kyo

簿記3級資格は一般事務でも重宝される

経理事務を目指す人はもちろん、一般事務でも簿記の知識は重宝されます。売上や仕入れ、支払いなど、会社の経営活動には欠くことのできない記述法で、年度ごとの決算の基礎ともなります。

簿記の試験には、日本商工会議所の「日商簿記検定」や全国経理教育協会の「簿記能力検定」などがあります。知名度が高いのは「日商簿記検定」で、全国の商業高校や専門学校生なども在籍中に取得を奨励されます。

日商簿記検定は2月、6月、11月の年3回、全国各地の商工会議所が主体となって開催されます。1級から4級までありますが、3級ならば独学で勉強して取ることも可能です。また3か月程度の短期講習を行っているスクールも多く、社会人でも取得しやすい資格といえるでしょう。

簿記3級があれば、中小企業の経理事務はもちろん、会計事務所にも就職が可能です。仕訳の勘定項目などは、知っておいてムダにならない知識なので、機会があれば是非取得することをおすすめします。

秘書検定は総合的な知識を習得できる

秘書検定も人気の高い資格です。その名称のとおり、経営者や役員などの秘書として業務をこなせる知識が身に付きます。

具体的な内容としてはビジネスマナーや接遇といった、高度なコミュニケーション技術、ビジネス上欠かせない社会常識やビジネス用語と多方面にわたります。もちろん文書やファイリングの管理から、事務用品、会議の進行、オフィス環境など、実務で今日からすぐに使える知識も得られます。

事務に関わる知識が総合的に習得できるため、どんな企業に行っても困ることがありません。上級マナーを知る人材として、重宝されそうです。

秘書検定というと、偉い人の周囲で働くための知識と思われがちですが、一般事務を目指す人にとっても武器となる万能な資格です。秘書検定の資格取得を通して、トップクラスの人物と向き合う心構えを学ぶことができます。正式なビジネスマナーを体得しておけば、転職時の面接にも必ず役立ちます。

パソコン関連資格で操作のレベルを証明できる

今日、業務にパソコンを導入していない会社はまずありません。販売系であっても業務日誌を入力するのが当たり前となっています。

事務の求人でもパソコンスキルは、あるのが当然という扱いです。「これ作っておいて」といわれた文書を、問題なく作成できなければどこにも通用しません。操作のレベルを証明するパソコン関連資格は、事務職の応募書類に欠かせないといっても言い過ぎではないでしょう。

世界的なパソコン資格といえば、マイクロソフト認定のMOSがあります。マイクロソフトが提供する各オフィスソフトの資格がありますが、事務職ではWord、Excelの取得が適当です。

日本国内の企業が提供している資格では、サーティファイがあります。ソフトウェア活用能力認定の中に、Excel表計算処理技能認定試験とWord文書処理技能認定試験があります。

認知度として高いのはMOSですが、サーティファイは実技と知識に分かれているので体系的に学ぶことができます。 WordかExcelを併せて取得できれば理想的ですが、いずれかを選ぶ場合にはExcelがおすすめです。美しい文書作りはWordが得意ですが、データの処理や資料作成にはExcelを知っておくと有利です。

事務職の求職は激戦区

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適性アピールで他者との差別化を図る

事務職が気楽そう、簡単な仕事しかなさそうという動機で応募しているのならば、今すぐに改めなければなりません。事務職は業務内容が多岐にわたり、総合的な処理能力が求められます。応募時に特殊なスキルが必要ないとしても、仕事をこなしながら学習する意欲が必要です。日々押し寄せる業務を的確に処理できなければ、すぐに仕事がたまっていくでしょう。

事務職を希望する求職者に対して、求人は常に不足しています。特に企業数の限られている地方では、事務の求人はあっという間に定員に達します。

事務職に応募する際には、適性をアピールするのが有効手段です。自分の性格や資質の中から、事務にマッチすると思われるものを書き出してみましょう。気が効く、柔軟性がある、手間を惜しまない、黙々と作業するのが好き、ルーティーンワークをいとわないなどは、どれも事務職として好ましい特性です。

これらの性格を強みとするためには、過去のエピソードで裏付けると説得力が増します。「数字の合わないデータを数時間かけて丹念にチェックし、原因を突き止めた」「毎日の業務の中で効率性を重視し、処理時間を1時間短縮した」など、経験を具体的に示すことで事務職への適性を強く訴えかけます。

コミュニケーション能力は事務職に必須

デスクワークが主体といえども、コミュニケーション能力は事務職で必須です。事務員は、ただ自分の仕事をこなせれば良いというものではありません。各部署から回されてくる業務を総合的にこなしたり、部署間のつなぎ役を果たしたりと、企業によって要求される役割は「事務」に納まらない場合もあります。

もちろん電話応対や来客の対応も、事務職の役割です。会社の顔となり、受付業務を請け負う場面も出てくるでしょう。社内、社外に対しての常に的確な受け答えや、連絡役としての立ち回りを果たしていく可能性があるのも、事務職を目指す上で理解しておかなければなりません。細かい業務や同じような作業を任されても大丈夫と強い気持ちで業務に励む必要があるということも理解しておく必要があります。

あまり人と話したくないから事務員になりたい、というのでは面接が通りません。事務に応募するのであれば、ビジネスコミュニケーションについても、しっかりと学んでおくべきです。

事務職の何たるかを的確に把握する

企業によって事務員の果たす役割が変わります。配属される部署によっても、業務内容は異なるでしょう。 応募に際しては、その企業がどんな事務職を求めているのか、実際の業務内容にはどんなスキルが必要となるのかを事前に確認しておく必要があります。

事務といってイメージされるのは、多くの場合、大企業のオフィスワークでしょう。しかし会社の規模や業種によっては「軽作業あり」となっていたり「得意先訪問含む」が付け加えられたりする場合もあります。小規模な会社であれば事務員とは名ばかりで、実際には販売や営業的な仕事にも携わらなければならないことも考えられます。

自分が応募しようとする会社で要求される「事務」が何なのかよく見極め、そこに求められる人材として転職に臨みましょう。

まとめ

転職で、「とりあえず事務職希望」とする人は多いようです。しかし、具体的な事務とは何かを尋ねられると、明確に答えられる人はあまりいません。事務職の求人を見ると誰でもできそうなイメージを抱きがちですが、実際にはそう簡単な仕事ではありません。会社によって事務職の業務内容はさまざまです。細かい数字の管理や、書類作成など様々な仕事があるので応募先企業についてよく研究し、事務の仕事を理解した上で転職活動を進めていきましょう。

転職にあたって面接や書類作成対策など、参考となる情報をさらに確認しておきたい方は、こちらのページも是非チェックしてみてください。

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50代女性。
パソコン講師、web企画・制作、クラッシックアーティスト事務所サブマネージャー、経済データベース講師、求職者支援訓練講師など多彩な業務に従事。
介護のため退職し現在は在宅ライター・心理学系セミナー講師をしながら、インコとイヌをお供に暮らしています。ビジネス系・転職系の記事が得意です。

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