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【自己分析しフォーマットを選ぶ】転職に強い職務経歴書の書き方

 2017/07/28 転職
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転職活動を行なう時には、職務経歴書が必要になります。これまで何年も同じ職場で努めてきた方は「職務経歴書の書き方を忘れた」「職務経歴書をどのように書いたらいいの?」という方もいるのではないでしょうか。インターネット上の多くのサイトに職務経歴書のフォーマットを無料でダウンロードできるようになっていたり、見本があってテンプレートが掲載されていたりします。

しかし正しい職務経歴書の書き方を知らないと「必要な項目が抜けていて、書類選考を通らなかった」「面接で職務経歴書に書かれた内容を聞かれたのに、うまく答えられなかった」という失敗がおきてしまいます。そうならないようにしっかりと職務経歴書の書き方の基本を押さえておくのは良いことです。

この記事では、転職時に必要な職務経歴書の書き方の基本をお伝えします。

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履歴書と職務経歴書の違い

©studiopure

職務経歴書は書類選考に使われる

履歴書と職務経歴書は書く目的が違います。意外に思われる方も多いかもしれませんが、履歴書は内定後に転職先が保管しておくものです。派遣やアルバイトの面接を学生時代に受けた方なら、履歴書を見ながら面接されたこともあるでしょう。しかし転職のときの書類選考の場合に見られるのは主に職務経歴書です。

だからといって「履歴書は手を抜いていいのでは?」と考えてはいけません。履歴書は本人確認書類の正式な文書ですから、その書き方によっては採用担当者の印象を上げることも印象を下げることもできます。履歴書はていねいに作成しましょう。

職務経歴書は書類選考に使われるわけですから、極めて重要な書類です。職務経歴書の書き方いかんで転職の成功率をアップさせることも可能です。

職務経歴書に記入する内容は「職務要約」「経歴」「自己PR」「志望動機」とさまざまです。どんな経験があって、どんな強みがあるかしっかりと伝えられるようにしましょう。

職務経歴書に決まったフォーマットはない

履歴書の職務経歴書を提出する目的が違うということは、それぞれに記される内容が違ってきます。履歴書の項目は「名前」「生年月日」「現住所」「連絡先」「学歴」「職歴」「免許」「資格」「志望動機」「趣味・特技」「通勤時間」「扶養家族・配偶者の有り無し」「本人希望記入欄」となっています。インターネット上の多くのサイトにフォーマットが出されていますが、だいたいはこれらの内容になっているでしょう。

職務経歴書は実は決まったフォーマットは存在しません。記入する内容は「タイトル(職務経歴書)」「作成年月日」「名前」「職務要約」「職務経歴」「経験・知識・能力」「自己PR」「志望動機」です。これら以外にも、自分のこれまでの経験の中でこれから面接を受ける転職先の仕事に生かせる点があれば、記入しても良いです。

履歴書にも職務経歴書にも志望動機がありますが「どちらか一方で良いのでは?」と思った方もいるかもしれません。しかしどちらにも記入しましょう。

採用担当者は、多くの書類に目を通します。その中で見逃されてしまう可能性も少なからずあります。それでアピールできる場所を自分からみすみす見逃すことはありません。必ず両方とも記入し、アピールしましょう。

転職エージェントを利用する場合、転職エージェントが推薦文を書くときにも職務経歴書の志望動機が使われますので、しっかりと書きましょう。

職務経歴書は用紙2枚でしっかりアピール

履歴書はフォーマットが決まっていますので、ある程度書く分量が決まってきますが、職務経歴書はフォーマットが決まってないので、人によって書く分量が違ってきます。

履歴書はインターネット上にシンプルなものから、転職者向けに自由に記入できるスペースを広く取っているものもありますが、JIS規格のものをダウンロードすることをおすすめします。採用担当者がどんな考えを持っているか分かりませんので、オーソドックスなJIS規格なら安心でしょう。

職務経歴書は書く分量が自由なのですが、おすすめの書く分量は2枚です。1枚ですと「職務要約」「職務経歴」で終わってしまい「自己PR」「志望動機」で十分にアピールできません。だからといって3枚以上となると、文量が多すぎて本当に伝えたいアピールポイントが埋もれてしまう可能性があります。

採用担当者が内容を把握するのも大変ですし、転職先が保管しておくのが大変になります。多くの企業ではペーパーレス化を行なっており、印刷物も1枚に収めるようになっています。A4サイズ2枚で納めれば、印刷時にA3サイズ1枚になりますので、転職先が保管しておくのも便利です。

職務経歴書はパソコンで作成

履歴書と職務経歴書の書き方の違いもあります。履歴書は手書きで書いてもパソコンで作成しても良いです。職種や企業によって、手書きを好むところとパソコンを好むところがありますが、どちらか迷ったら手書きで書いておけば間違いありません。

職務経歴書は必ずパソコンで作成してください。職務経歴書は転職先で情報共有されます。印刷されたものからPDF化して、社内のパソコンで採用担当者や面接担当者が見られるようにするのです。手書き文書からPDF化すると見にくいので、アピールしにくくなるわけです。

パソコンで作成するなら、見やすいだけではなくワードやエクセルなどのパソコンスキルもアピールできます。

自分に合った職務経歴書のフォーマットを選ぼう

©hanack

編年体式職務経歴書のメリット・デメリット

履歴書は、フォーマットにそって記入していくだけですので、そんなに難しいと感じている方は少ないかもしれませんが、職務経歴書はフォーマットが決まっていないためどう記入してよいか迷う方も多いです。

フォーマットが決まっていないといっても、書き方は全く自由というわけではありません。相手が読みやすい形があります。基本は3種類のフォーマットになります。「編年体式職務経歴書」「逆編年体式職務経歴書」「キャリア式職務経歴書」です。自分に合ったものをダウンロードして使います。

編年体式の職務経歴書は、時系列に職業や業務内容をまとめていく方法です。編年体式職務経歴書のメリットは分かりやすいということです。時系列ですので「いつからいつまでどんなことをしていたのか」理解しやすいように伝えられます。「初めて転職される方」「転職回数が少ない方」はシンプルに伝えやすいでしょう。

編年体式の職務経歴書にはデメリットも存在します。「転職回数が多い方」は転職回数の多さに目が行き、経験や強みをアピールしにくくなります。転職回数が多い方は編年体式で職務経歴書を作成することはおすすめできません。

逆編年体式職務経歴書のメリット・デメリット

逆編年体式職務経歴書は、時系列で職業や業務内容をまとめていくのですが、古いものから順を追って記すのではなく、新しいものからさかのぼっていきます。時系列ですので、編年体式職務経歴書と同じように見やすいというメリットがありますし、新しいものから記していくので、今すぐにできるスキルや知識をアピールしやすいです。

古いものは割愛することもできますので「40代以上の方」「転職回数が多い方」におすすめの方法です。

デメリットは面接時に「若い時にはどんなことをしていたか?」と聞かれることがあった場合です。きちんと答えられないと、ごまかしているような印象を受け取られかねません。記す以外の職歴も思い起こしておきましょう。

キャリア式職務経歴書のメリット・デメリット

キャリア式職務経歴書は、携わった業務やプロジェクトごとにまとめる方法です。このキャリア式は「転職回数が多い方」「特別なスキルや知識がある方」に向いています。

キャリア式職務経歴書のメリットは、これまでの職務での経歴を振り返って、転職先に生かせそうなスキルや知識を集中的にアピールできることです。

デメリットは、上手に作成しないと正確に伝わらなくなることです。職務経歴をごまかしているようなマイナスの印象を与えてしまうこともあるので、注意したい点です。そうならないために、転職先の採用担当者に「この人材がほしい」と思っていもらえるように、転職先に関連する部分に絞ってアピールしましょう。

職務経歴書の基本的な書き方

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職務経歴書は自己分析から始める

職務経歴書を作成するために、パソコンのワードやエクセルを立ち上げる前に自己分析を行いましょう。

自己分析しないと職務経歴書に書くことは決まりません。仮にインターネット上のサイトにあるテンプレートをコピーし、ペーストしても自分の言葉でないのは採用担当者に見破られてしまい、書類選考に通るのも難しいでしょう。

書類選考に通ったとしても、職務経歴書に書いた内容が自分の真実と違っていれば、面接でボロが出て、面接で落ちてしまいます。テンプレートはあくまでも見本として参考にする程度にしておきましょう。

まずは自分のこれまでの経験を振り返って自己分析することから、職務経歴書の作成の下準備は始まります。

3つのポイントについて自己分析する

自己分析では「したいこと」「できること」「転職先が求めていること」を分析しましょう。

「したいこと」は「転職先でどんな仕事をしたいか」「転職した先にどんな将来を歩みたいか」を考えます。転職本などには「できること」から書くと述べているものが多いですが、それは間違いです。まず「転職先でどんな仕事をしたいか」が決まっていなければ、これまでの経験と結びつけることもできないからです。

次に自分の「できること」を分析します。転職先でしたい仕事に関連する今まで培ったスキルや知識を思い起こします。

さらに「転職先が求めていること」も分析します。転職先がどうして人材を募集しているかを考え、転職先のニーズを見つけます。そして、自分の経験からそのニーズに関連する事柄を思い起こします。アルバイトや派遣社員といった正規の雇用でないものでも、自分のアピールポイントとなるなら経験として加えて構いません。

必須項目でうまくアピールする

職務経歴書の必須項目の書き方のコツも紹介します。まずは「職務要約」です。忙しい採用担当者が「職務要約」に目を通す時間は5秒といわれています。ですから、短い文章で伝えることは大切です。文字数は200~300字が望ましいです。客観的な事実を伝えましょう。具体的な実績について数字をあげることができればなお良いです。

「職務経歴」は編年体や逆編年体であれば「入社」「配属」「異動」「昇進」の節目を記していきます。キャリア式の場合の「職務経歴」は「担当業務」「主な仕事」「営業スタイル」「実績」といったものを盛り込んで記入するとアピール力は高まります。

「転職先で生かせる資格や経験・技術」も職務経歴書に記しますが、全くないとアピールが弱くなってしまいます。逆に多すぎても、本当にアピールしたいポイントがぼけてきます。多くても5つにしましょう。普通自動車免許を持っている方は多いですが、転職先の仕事で車を使う場合は必ず記載しましょう。

「自己PR」はこれまでの仕事からどんな結果を出し、どんな知識やスキルを得たかを書きます。そして、得た知識やスキルを応募先の企業でどう生かせるかを記します。

「志望動機」は応募企業に採用されたい理由、応募先企業の特定の事業や職種を行ないたい理由、その希望する事業や職種に自分が貢献できる根拠を伝えます。

まとめ

転職活動に必要な職務経歴書に関してお伝えしました。職務経歴書は履歴書と違い、書類選考や面接で使用される大切な書類です。職務経歴書の書き方いかんで採用になる可能が高まることも期待できます。

フォーマットは3つありますが、それぞれにあったものを自由に選ぶことができます。「転職回数が少ない方」は「編年体式職務経歴書」を使います。「転職回数が多い方」は「逆編年体式職務経歴書」「キャリア式職務経歴書」がおすすめです。

職務経歴書の書き方は自己分析から始まります。「したいこと」「できること」「転職先がもとめていること」を分析しましょう。

ここまで記事を読んでも「職務経歴書の書き方に自信がない」「自分がどんな風に書いて良いかわからない」という方もいるでしょう。そういう方は転職エージェントがおすすめです。転職エージェントは手取り足取り教えてくれます。おすすめの転職エージェントも紹介していますので、以下の記事も読んでみてください。

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出井章浩

出井章浩

40代男性です。様々な仕事を経験したことを生かしてライター活動を行なっています。お金には苦労してきましたので、みなさんに役立つクレジットカードなどの仕組みや節約術なども詳しく紹介していきます。よろしくお願いいたします。

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